Et moderne besøkssystem med selvbetjening

Hvordan håndterer din bedrift besøkende? Blir de møtt med kulepenn og loggbok? Har resepsjonen full oversikt over alle som skriver seg inn og ut? Med onVisit besøkssystem registrerer den besøkende seg på en selvregistreringsterminal. Resepsjonisten og øvrige medarbeidere kan også forhåndsregistrere besøkende slik at besøksbevis og eventuelle parkeringsbevis ligger klart når den besøkende ankommer.

I tidBank vises tilstedeoversikt for ansatte

En egen funksjon med optimalisert utseende benyttes også i evakueringssituasjoner. For å få en komplett oversikt over hvem som kan være i tilstede i en eventuell evakueringssituasjon har vi åpnet for besøksregistrering i tidBank. Derved blir det kun ett sted å hente ut oversikt fra over alle som er til stede om en situasjon skulle oppstå. Behovet for tilstedeoversikt er nedfelt i kravene til et godt HMS-regelverk.

Besøkende kan enkelt registreres på forhånd

Alle tidBANK-brukere som trenger det kan få tilgang til å registrere sitt besøk på forhånd, slik at resepsjon og kollegaer kan se hvem som kommer på besøk. Utpassering registreres enten av resepsjonen eller den ansatte. Besøksregistrering i tidBank blir derved både sikrere og enklere for bedriften enn om resepsjonen skulle håndtert alt, også fordi den fjerner dobbeltregistrering av informasjon.
I tillegg gir besøksregistrering med onVisit i tidBank:

• Tilgang til bedriftens gjestenett
• Selvregistrering som kan redusere ventetid i resepsjonen
• Besøkshistorikk i database/rapporter
• Effektiv varsling til verten på SMS og/eller e-post
• Utskrift av besøks- og parkeringsbevis med bedriftens logo

Hvorfor velge onVisit?

• Rask og profesjonell håndtering av besøkende
• Full oversikt over hvem som er på besøk
• Gjestenett gir den besøkende tilgang til bedriftens gjestenett
• Selvregistrering reduserer ventetid i resepsjonen
• Forhåndsregistrering av besøkende for resepsjonist og øvrige ansatte
• Fleksibel rapportering med bl.a. evakueringsliste og besøkshistorikk
• Effektiv varsling til besøksmottager på SMS og/eller e-post
• Utskrift av besøks- og eventuelt parkeringsbevis med bedriftens logo
• Tilrettelagt for flere selskaper med felles resepsjon
• Integrert med Microsoft Active Directory for oppdatering av ansattinformasjon
• Webbasert løsning med webservices for enkel intregrasjon med andre systemer

Slik du selv vil ha det

onVisit kan tilpasses din bedrifts behov. Har du flere selskaper i samme bygg lar onVisit den besøkende velge hvilke selskap som skal besøkes ved registreringen. Har du trådløst gjestenett kan onVisit leveres med automatisk opprettelse av tilgangskode til gjestene. onVisit krever lite administrasjon da ansattinformasjon hentes fra Microsoft Active Directory (AD) og vil derfor alltid være oppdatert. Løsningen er webbasert og krever ingen oppdateringer på klientene. Den er enkel å integrere inn i eksisterende portaler som eks. Microsoft Sharepoint. Selvregistreringsmodulen benytter Microsoft Silverlight for å oppnå en optimal brukervennlighet. Om det ikke er ønskelig å integrere onVisit i bedriftens nettverk kan den også kjøres på en frittstående PC.

Systemkrav

Resepsjons PC og selvregistreringsterminal

• Windows XP eller Windows Vista med Internet Explorer 7 eller høyere
• Dymo Labelwriter software på alle klienter for utskrift av besøkslapper

Server

• Windows Server 2003, Windows Server 2008. Windows XP eller Windows Vista for enkelstående installasjoner.
• Internet Information Server
• ASP.Net 2.0 eller 3.5
• SQL Server 2005 eller SQL Server 2005 Express

adaptive.no

Selvregistrering

Selvregistreringen er laget slik at den besøkende kan registrere seg på en på en enkel måte. Etter å ha skrevet inn navn og valgt kontaktperson skrives det ut et besøksbevis og kontaktpersonen får melding pr. epost eller SMS at gjesten er ankommet. Eventuellt parkeringsbevis skrives ut til gjester som ankommer i egen bil. Får du besøk fra utlandet? Ikke noe problem, man bytter språk i selvregistreringsbildet med et enkelt tastetrykk.

Resepsjonsmodul

Resepsjonsmodulen viser hvilke gjester som er på besøk, hvem som ankommer i løpet av dagen og hvilke gjester som har vært på besøk. Resepsjonen oppdaterer fortløpende listen med hvem som forlater lokalet. Resepsjonen eller øvrige medarbeidere kan også forhåndsregistrere gjester og skrive ut besøks- og eventuellt parkeringsbevis som ligger klart når gjestene ankommer.

Evakueringsliste

Denne listen viser oversikten over alle gjester som er i bygget og tilfredstiller krav til evakuering og HMS. Listen hentes gjennom nettleseren og kan enkelt skrives ut.